Dokumentation Ihrer Prozesse und DV-Verfahren nach GoBD
Verfahrensdokumentation – muss das sein?
In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat das Bundesministerium der Finanzen mit Wirkung zum 01.01.2020 u. a. festgelegt, dass
für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein müsse, aus der
- Inhalt,
- Aufbau,
- Ablauf und
- Ergebnisse des DV-Verfahrens
vollständig und schlüssig ersichtlich seien.
Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation werde dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig sei. Die Verfahrensdokumentation müsse verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation sei abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. (vgl. Abschn. 10.1 BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 vom 28.11.2019, BStBl I 2019 S. 1269)
So erstellen wir Ihre Verfahrensdokumentationen für Sie
Analyse und Bestandsaufnahme
Gemeinsam mit Ihnen verschaffen wir uns zunächst einen Überblick über Ihre relevanten DV-Systeme und betriebsinternen Abläufe mit steuerrechtlicher Bedeutung.
Den Schwerpunkt bildet dabei die Erfassung und Verarbeitung papierhafter und digitaler Belege wie z.B. Eingangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.
Im nächsten Schritt analysieren wir die Schnittstellen und Prozesse der eingesetzten DV-Systeme. Hier kommen u.a. Warenwirtschaftssysteme, Software zur Angebots- und Rechnungserstellung, Buchhaltungssysteme und ggf. Kassensysteme in Betracht.
Prozessberatung und -optimierung
Aufbauend auf den in der vorhergehenden Analyse gewonnenen Erkenntnisse beraten wir Sie bei der digitalen Weiterentwicklung Ihrer Geschäftsprozesse und zeigen Ihnen Optimierungsmöglichkeiten auf.
Auf Grund unserer langjährigen Erfahrungen und guten Marktkenntnissen im Bereich von Hard- und Software für Kleinbetriebe und KMUs beraten wir Sie objektiv, passend und herstellerunabhängig.
Erstellung Verfahrensdokumentationen
Der nächste und wichtigste Schritt ist die Dokumentation Ihrer Verfahren, Prozesse und der eingesetzten DV-Systeme. Hierbei stellen wir für Sie alle erforderlichen Unterlagen, Beschreibungen und Handbücher zusammen, die für Ihre IT-Systeme relevant sind.
Keine Sorge – wir konzentrieren uns für die Verfahrensdokumentationen nur auf die IT-Systeme, mit denen Sie steuerrelevante Daten erzeugen, erfassen, verarbeiten, versenden, speichern und archivieren.
Pflege und Änderungsmanagement
Das Geschäftsleben und Ihr Unternehmen sind nicht statisch, sondern geprägt von Änderungen. Insbesondere im IT-Bereich sind Änderungen, Updates und Upgrades an der Tagesordnung.
Beauftragen Sie uns mit dem Änderungsmanagement, dann pflegen wir kleine Änderungen wie z.B. Personalwechsel, neue Software-Versionen oder neue Scanner, PCs o.ä. in Ihre Verfahrensdokumentationen ein und halten diese aktuell.
Wesentliche Änderungen wie beispielsweise Softwarewechsel, Anpassungen von Abläufen und Geschäftsprozessen oder organisatorische oder personelle Umstrukturierungen erfordern mehr Aufwand unsererseits und werden dann extra abgerechnet.
Ihre Vorteile
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Vollständige und schlüssige Verfahrensdokumentationen
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Versionierung und Archivierung
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Laufendes Änderungsmanagement
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Jährliche Überprüfung
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Online-Zugriff und -Zusammenarbeit
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Schlankere und kostengünstigere Prozesse